سیستم مالی

ویژگی های سیستم حسابداری چیست؟

ارائه گزارش‌های تحلیلی و کاربردی مالی و حسابداری

در دنیای پُرتلاطم کسب و کارها، اطلاعات مهم‌ترین ابزار هستند. با تکیه بر تحلیل اطلاعات، قدرت تصمیم گیری مدیران افزایش می‌یابد و می‌توانند آگاهانه تر تصمیم بگیرند. بررسی ها نشان می دهد، بیش از ۷۰درصد کسب و کارها در دو سال نخست تاسیس، به دلیل عدم دسترسی به اطلاعات کافی و عدم تحلیل صحیح آن‌ها، شکست می خورند. استفاده از یک نرم  افزار حسابداری مناسب که بتواند گزارش‌های مورد نیاز شما را ارائه دهد، سبب رشد سازمان شما می‌شود. از طرفی سازمان‌ها همواره نیازمند ارائهٔ گزارش‌های قانونی مانند گزارش خرید و فروش فصلی، ارزش افزوده و اظهارنامه مالیاتی هستند و حسابداران زمان بسیاری را بابت تنظیم آن‌ها صرف می‌کنند. استفاده از نرم  افزارحسابداری باید کمک کند تا حسابداران و مدیران مالی با صرف زمان کم تر، گزارش‌هایی دقیق‌تر ارائه دهند.

رابط کاربری آسان

حسابداری یک فعالیت متمرکز بر اعداد و ارقام است، با این حال استفاده از ویژگی های بصری مانند ارائهٔ نمودارها و گزارش‌هایی که جذابیت بصری دارد، سبب ارائهٔ مناسب‌تر تحلیل حسابداران می‌شود. گزارش‌هایی که در قالب تصویری مناسبی به مدیران ارائه می‌شوند، می‌توانند به درک شفاف‌تر از وضعیت کسب و کار کمک کنند و در نتیجه ارتباط بین حسابداران و مدیران مالی با مدیران ارشد سازمان تسهیل می‌شود.

یکپارچگی و قابلیت ادغام با دیگر سیستم های حسابداری

صرفا ثبت سند حسابداری برای یک سازمان کافی نیست. سازمان‌ها فعالیت‌های متعددی از جمله کنترل عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، خرید از تامین کنندگان،مدیریت فروش، محاسبه دستمزد پرسنل و… دارند؛ تمامی اطلاعات گفته شده، درنهایت تبدیل به موجودی های مالی سازمان می‌شوند. یکپارچگی سیستم حسابداری به سازمان کمک می‌کند، اطلاعات به شکل منسجمی ثبت شوند؛ در نتیجه، دوباره کاری پیش نمی آید و تجمیع اطلاعات به شکل سازمان یافته دردسترس خواهد بود.

به روز رسانی مداوم نرم افزار حسابداری

سازگاری با تغییرات قانونی و استانداردها از واجبات نرم افزارحسابداری شرکتی است. قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری اگر تغییر کنند، شرکت ارائه‌دهنده ی نرم  افزار باید به قدری توانایی داشته باشد که به سرعت تغییرات را در سیستم ایجاد کند و حسابدار نگرانی بابت تغییرات قوانین و مقررات نداشته باشد. 

مهم‌ترین ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب

۱- ارائه گزارش های مالی کاربردی و دقیق:

گزارش‌های مالی کاربردی و دقیق و تجزیه و تحلیل آنها جزو اصلی‌ترین ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب است. این ویژگی به شما در برنامه ریزی و رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند. بعلاوه نرم افزار حسابداری باید بتواند گزارش های قانونی مورد نیاز سازمان را نیز ارایه کند. گزارش های مالیات بر ارزش افزوده، مالیات حقوق کارکنان و گزارش خرید و فروش فصلی از این دست گزارش‌ها هستند.

این نرم افزار باید راهی برای وارد کردن بدهی های حساب، مطالبات قابل دریافت، موجودی، دارایی‌ها، بدهی‌ها، درآمد و هزینه ها و غیره با یک رابط یکپارچه فراهم کند. یک نرم افزار حسابداری ابری و تحت وب به خوبی این کار را انجام می‌دهد.

۲- رابط کاربری ساده و قوی:

یک نرم افزار حسابداری با محیط گرافیکی ساده، قوی و کاربر پسند، کار با نرم افزار را آسان خواهد کرد.

برای بررسی ویژگی های یک نرم‌افزار حسابداری خوب حتماً محیط کاربری آن را بررسی کنید. اکیدا توصیه می‌کنیم وقتی در حال تحقیق در مورد نرم افزارهای حسابداری هستید، حتما قبل خرید دمو آنها را امتحان کنید. در واقع ارایه دموی آزمایشی و رایگان یکی از نشانه های یک نرم افزار حسابداری قوی و مطمئن است.

۳- یکپارچه با CRM و سایر نرم افزارهای مدیریتی:

از ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب می‌توان به یکپارچه بودن آن با نرم افزار CRM و سایر نرم‌افزارهای مدیریتی اشاره کرد. نرم افزارهای آنلاین و یکپارچه می‌توانند کل سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی را تجمیع کنند. ابری و یکپارچه بودن نرم افزارهای مدیریتی کار را برای مدیریت سازمان آسان می‌کند.

۴- قابلیت ارتقاء و به‌روزرسانی:

با به‌روزرسانی‌های به موقع، نرم افزار شما از اکثر تهدیدات و اشکالات احتمالی در امان است. همچنین برای همگام شدن با تغییرات قوانین مالیاتی، الگوهای حسابداری و غیره، نرم افزار شما باید تواناتر و مجهزتر شود. این امر تنها با ارتقا و به‌روزرسانی مناسب امکان‌پذیر است.

۵- متناسب با نوع کسب و کار و نیازهای حسابداری آن:

یکی دیگر از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب برای شما این‌ است که متناسب با نیازهای کسب وکارتان باشد. در واقع محیط و امکانات نرم افزار حسابداری باید انعطاف پذیر و پویا باشد. یعنی سیستم حسابداری باید متناسب با نیازهای کاربر و نوع کسب و کار و نیازهای حسابداری آن تنظیم شود.

ممکن است شما بر اساس نیاز تجارت یا صنعت خود، گزارش های خاصی را بخواهید یا نخواهید. این گزارش‌ها شامل مواردی مثل اظهارنامه مالیات فروش، استهلاک دارایی ثابت، پیری حساب‌ها و گزارش هزینه‌ها هستد. شما باید در امکانات نرم افزار حسابداری مورد نظرتان این ویژگی را جستجو کنید.

۶− سازگار با قوانین مالیاتی کشور:

سیاست‌های مالیاتی، قوانین، الگوهای حسابداری و غیره مستعد تغییرات هستند و معادلات حسابداری را تحت تأثیر قرار می‌دهند. سازگاری با قوانین مالیاتی و داشتن امکانات موردنظر یکی از ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب است.

۷− پشتیبانی و خدمات پس از فروش:

شما باید اطمینان حاصل کنید که ارائه‌دهنده نرم افزار حسابداری، خدمات و پشتیبانی پس از فروش عالی ارایه می‌دهد. پشتیبانی و خدمات پس از فروش خوب در صورت بروز مشکل به شما کمک می‌کند مشکل خود را رفع کنید.

۸− امنیت بالا:

امنیت داده به عنوان مهم‌ترین اولویت در بین مشاغل در نظر گرفته می‌شود. به‌روزرسانی‌های بموقع نرم‌افزار حسابداری، توانایی ذخیره سازی و پشتیبان گیری به بهبود امنیت داده‌ها و آرامش خاطر کسب‌وکار کمک می‌کند. در انتخاب نرم افزار حسابداری آنلاین به این نکته توجه داشته باشید. بهتر است امنیت سرورها را خود فروشندگان تامین کنند.

۹− مقیاس پذیری:

شرکت‌های مختلف نیازهای نرم افزاری حسابداری متفاوتی دارند. مقیاس‌پذیری یکی از ویژگی‌های یک نرم افزار حسابداری خوب است. یک نرم افزار حسابداری ایده آل، دارای انعطاف پذیری برای ثبت معاملات با تغییر حجم تجارت است.

۱۰− سرعت بالا:

یک سیستم حسابداری، با درنظر گرفتن الگوهای سفارشی برای کاربران امکان ورود سریع و دقیق داده‌ها را فراهم می‌کند. بنابراین، از ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری خوب این است که پس از ثبت معاملات، به‌ سرعت اطلاعات را تولید کند. همچنین باید بتواند به طور خودکار گزارش دهد.

امکانات ماژول حسابداری lean

• امکان تعریف دوره‌های مالی با تاریخ شروع و پایان دلخواه و ثبت عملیات در هر دوره.

• امکان تعریف کدینگ حساب‌ها به صورت ساختار درختی و به صورت جدول کدینگ حساب‌ها.

• امکان تعریف کدینگ حساب‌ها در ده سطح شامل: گروه، کل، معین، جزء و شش سطح تفصیل مستقل شامل تفصیل ۱، تفصیل ۲، تفصیل ۳، تفصیل ۴، تفصیل ۵ و تفصیل ۶٫

• امکان تعریف ویژگی‌های هر حساب شامل: ماهیت، نوع کنترل سیستم در برخورد با خلاف ماهیت در طی دوره و پایان دوره به تفکیک بخش یا درکل بخش‌ها، ارزی بودن حساب و نوع ارز، ارتباط با شش سطح تفصیل با امکان تخصیص یک نوع یا چند نوع تفصیل به یک حساب، همچنین یک یا چند حساب از یک نوع تفصیل و تعیین اجباری یا اختیاری بودن ورود آن در سند حسابداری، ویژگی اسناد دریافتنی و پرداختنی (جهت ایجاد امکان ثبت شماره و تاریخ اینگونه اسناد در سند حسابداری)، ویژگی مقداری و تاریخ، ویژگی ماه برای ثبت زمان ایجاد هزینه یا درآمد برای حسابهای سود و زیانی، ارتباط حساب با ماژول‌های مرتبط، تخصیص طرف حساب تعدیل ماهیت، تعیین وضعیت نمایش کد حساب در کارت حساب مشتری، شرح های آرتیکل تکراری، انواع اسناد و مجموعه حساب های مرتبط با هر حساب.

• امکان تعریف انواع حساب‌های تفصیل به صورت نامحدود.

• امکان تعریف مراکز هزینه، پروژه ها، اشخاص و شرکت‌ها، حسابهای بانکی، اعتبارات اسنادی، قراردادها با فیلدهای استاندارد.

• امکان تعریف سایر حساب‌های تفصیل خاص هر سازمان غیر از تفصیل‌های استاندارد.

• امکان تعریف فیلدهای اضافه با نوع مشخص برای سایر حساب‌های تفصیل.

• امکان گروه بندی حساب‌های تفصیل (از انواع مختلف در یک گروه) و سپس گزارش گیری بر اساس گروه های تعریف شده.

• ایجاد خودکار حساب تفصیل بر اساس صاحب حساب تعریف شده.

• امکان تعریف انواع سند حسابداری.

• امکان تعریف انواع ارز خارجی و نرخ‌های تبدیل آنها به ارز داخلی.

• امکان ثبت سوابق تغییر نرخ‌های مبادله ارز به صورت روزانه.

• امکان درج مقادیر ارزی در سند حسابداری و تبدیل آن به ارز داخلی.

• امکان تعریف واحدهای بررسی اسناد حسابداری و تعریف مسیر بررسی اسناد برای هر نوع سند.

• امکان ضمیمه کردن مستندات متنی، تصویری، صوتی و… به صورت فایل برای هرسند حسابداری.

• امکان گروهبندی ضمائم.

• امکان تعریف مجموعه حساب‌ها و گزارشگیری بر اساس مجموعه حساب‌های تعریف شده.

• امکان صدور اسناد به تفکیک بخش یا شعب سازمان، شماره گذاری بر اساس بخش و اعمال سطوح دسترسی برای هر بخش از شعبه .

• امکان بررسی اسناد حسابداری برای هر سند و یا گروهی از اسناد.

• امکان ایجاد اسناد نمونه به منظور ایجاد سرعت و دقت در زمان صدور سند بر اساس نمونه‌ها.

• امکان ایجاد سند به صورت پیش نویس (بدون تاثیر بر روی مانده حساب‌ها)، ثبت اولیه، بررسی شده و تایید شده.

• امکان تبدیل سند با وضعیت ثبت اولیه به سند پیش نویس.

• امکان تخصیص شماره روزانه به هر سند به منظور رعایت ترتیب اسناد صادره در یک روز و جابجائی اسناد یک روز.

• امکان رسیدگی به اسناد و آرتیکل‌های اسناد حسابداری با تعداد وضعیت قابل تعریف(مثال: رسیدگی شده، رسیدگی نشده، نیاز به اصلاح، مقابله حساب شده، مقابله حساب نشده، مغایرت گیری شده، مغایرت گیری نشده و…)به صورت نامحدود توسط کاربر.

• امکان ثبت سند حسابداری بدون شماره و تخصیص شماره به سند در هر مرحله از مراحل بررسی یا تایید سند حسابداری.

• امکان ایجاد کپی از یک یا چند سند به تفکیک و همچنین به صورت ادغام چند سند در یک سند.

• امکان کپی تعدادی از اقلام یک سند در سند حسابداری دیگر از طریق انتقال به حافظه و امکان کپی به تعداد دفعات نامحدود با امکان اشتراک گذاری اقلام کپی شده در حافظه برای سایر کاربران.

• امکان انتقال ردیف‌های یک سند حسابداری به سند حسابداری دیگر به تعداد دفعات نامحدود.

• امکان ورود اطلاعات از فایل اکسل در سند حسابداری.

• امکان قفل کردن سند توسط کاربران و اجازه انجام تغییرات برای سایر کاربران با دادن کلمه عبور مشخص.

• امکان کنترل کاربر صادر کننده هر سند و تعریف سطح دسترسی برای سایر کاربران جهت ویرایش سند صادر شده توسط کاربر دیگر، به منظور حفظ امنیت سیستم و همچنین ذخیره اطلاعات ثبتی آخرین ویرایش کننده سند.

• امکان شماره گذاری مجدد اسناد حسابداری در صورت نیاز قبل از تهیه روکش سند.

• وجود کلیدهای میانبر متعدد برای ثبت و تراز کردن سند حسابداری به منظور راحتی کاربر.

• امکان نمایش اقلام سند بر اساس ترتیب ثبت کاربر و به صورت استاندارد.

• امکان دسته بندی اسناد به صورت دلخواه.

• امکان دریافت خودکار سند حسابداری از سایر ماژول‌ها به صورت یکپارچه و امکان مشاهده اسناد مرجع مربوط به هر سند حسابداری.

• امکان تعریف الگوهای مختلف چاپ از اسناد حسابداری.

• صدور اعلامیه بدهکار و بستانکار و ثبت سوابق اعلامیه‌های صادره.

• امکان خلاصه سازی اسناد حسابداری در دوره های زمانی دلخواه کاربر برای سهولت در دفتر نویسی.

• صدور سند تعدیل به صورت خودکار و دستی.

• انجام عملیات خودکار بستن حساب‌ها برای حساب‌های موقت (سود و زیان).

• صدور اسناد اختتامیه و افتتاحیه به صورت خودکار و دستی.

• امکان ویرایش گروهی اقلام یک یا چند سند حسابداری.

• امکان کنترل مغایرت بین اسناد حسابداری صادره در شرکت‌های مجموعه هلدینگی (مولتی کمپانی) و صدور خودکار اسناد مغایرت.

گزارشات

• گزارش مرور حساب‌ها و بررسی گردش حساب‌ها در سطوح مختلف.

• گزارش تراز ساده(۲ستونی، ۴ستونی، ۶ستونی، ۸ستونی) و جامع حساب‌ها در سطوح مختلف.

• امکان گزارشگیری خلاصه حساب‌ها به تفکیک ماه.

• امکان دسترسی به دوره‌های مالی گذشته و گزارشگیری مقایسه‌ای بین دوره های مالی.

• امکان گزارشگیری از اسناد دوره‌های مالی مختلف در دوره مالی جاری.

• امکان گزارشگیری از کلیه پردازش‌های صورت گرفته توسط کاربران مختلف بر روی تک تک اسناد حسابداری.

• گزارش تراز جامع تحلیلی.

• دفتر روزنامه(کل ساده، کل خلاصه، معین، جزء، تفصیل).

• دفتر کل.

• دفتر معین.

• دفتر جزء.

• دفتر تفصیل.

• گزارش تطبیق حساب‌ها.

• گزارش اسناد حسابداری با طبقه بندی دلخواه.

• گزارش اقلام اسناد حسابداری با طبقه بندی دلخواه.

• گزارش مانده حساب‌ها.

• گزارش گردش حساب‌ها.

• گزارش حساب‌های خلاف ماهیت.

• گزارش حساب‌های راکد و فاقد گردش.

• گزارش عملکرد حساب‌های تفصیل.

• گزارش عملکرد حساب‌ها.

• گزارش اسناد حسابداری حذف شده.

• گزارش مغایرت حساب درون گروهی

قابلیت و برتری حسابداری lean

مهمترین زیرسیستم موجود در هر سازمان، سیستم مالی است که تمامی اطلاعات در قالب اسناد مختلف حسابداری در این زیر سیستم قابل دسترسی می باشد. این ماژول به صورت یکپارچه به تمام ماژول های دیگر متصل میباشد و اطلاعات ثبت شده از سایر سیستم ها را به فرمت سند حسابداری دریافت و در خود ذخیره میکند. از مهمترین مزیتهای موجود در این محصول می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تعریف درختواره حسابها به صورت پویا و تعریف سطوح مختلف

• تعریف درختواره تفصیل و امکان گروه بندی پویای تفصیلیها

• تعریف ۵ سطح شناور تفصیلی به صورت پیش فرض و قابلیت افزایش سطوح بدون محدودیت

• انواع گزارشات حسابداری جامع در سطوح مختلف

• ثبت اتوماتیک اسناد در پیش نویس حسابداری از زیرسیستمهای مختلف به ریز اطلاعات به صورت پیش فرض

• ثبت سرجمع اسناد حسابداری از سایر زیرسیستمها با قابلیت زمانبندیهای مختلف

• تعریف استقرار حسابداری برای تمامی فرمهای زیر سیستمهای مختلف

• امکان تعریف ثبت سند حسابداری برای فرمهای سفارشی سازی شده توسط کاربر ارشد در زیرسیستم های مختلف